Nije da imam problem sa organizovanjem vremena,ali cesto mi neke sporedne stvari oduzmu dosta vremena,pa onda sve sto sam isplanirao zbrzim...

Imam problem sa organizacijom vremena, ali ne zato sto ne umem da se organizujem, vec zato sto mi posao oduzima previse vremena, pa i kada sam na bolovanju (inace, ovo mi je drugi put u zivotu da budem na bolovanju, ovoga puta zbog gipsa, ali svakako odem do kanca kada moram, a moram, odnosno kod kuce zavrsim sve sto je hitno) jer nemam zamenu.

Dobro i loše upravljanje vremenom
Izvor BC Bilten, 27. 04. 2007.

Svoje vreme morate ceniti pre svega Vi, pa će to činiti i drugi. BC Bilten Vam predstavlja najčešće greške u upravljanju vremenom i ukazuje na načine za njihovo prevazilaženje.

Stalno govorite DA. Prihvatanje novih obaveza nije uvek loša praksa, jer postoji šansa da vama budu dodeljeni važni projekti. Nažalost, stalno prihvatanje novih zadataka može vas odvući od prioritetnih, zato odlučite šta ćete prihvatiti, za šta ste sigurni da ste u stanju da obavite. Jedan od razloga zašto se kaže uvek DA jeste jer se to radi automatski, a drugi razlog je želja za dokazivanjem. Prihvatanje novih obaveza često smanjuje slobodno vreme.

Prebukiranost. Termin “prebukiranosti” u upravljanju vremenom podrazumeva mnogo obaveza, više nego što smo u stanju da ispunimo. Ovakvu situaciju prouzrokuje isticanje roka za ispunjenje obaveza, ostavka partnera, velike krize, ali često samo nametnute obaveze.

Prepuštanje trivijalnostima. Ova fraza opisuje stanje kada se od bitnih zadataka odvajamo i usmeravamo pažnju ka manje bitnim. Na ovaj način izbegavate bitne, ali ne i stvari koje vas čine zadovoljnim dok ih radite. Ponekad suviše vremena izgubite na biranju fonta i izradi grafikona dok radite na bitnom izveštaju. Pravljenje liste prioriteta je način na koji ćete izbeći ovu situaciju.

Gluvi telefoni. Manjak dobre komunikacije dovodi do lošeg upravljanja tokovima zadataka u kompaniji. Neadekvatan prenos zadataka sa osobe na osobu dovodi do zaboravljanja zahteva, nepotpuno obavljenog posla, pogrešno svrstanih informacija i sveukupnog osećaja pretrpanosti. Krize rukovode. Ovom frazom opisujemo pojavu u kojoj neočekivani događaji, prekidi izrade projekata, problemi ili krizne situacije diktiraju prioritete i akcije koje će slediti. Često moramo brzo da reagujemo dok se šteta nije povećala.Zatrpani raspored. Pri izradi rasporeda aktivnosti ne unosi se mnogo detalja jer dolazi do zatrpanosti. Ovakvi rasporedi deluju komplikovano i konfuzno. Ako radije provodite vreme u planiranju stvari nego u njihovoj realizaciji, uzaludno trošite vreme. Stvara se tzv paraliza analize gde ste zaglavljeni u procesu planiranja, organizacije i pripreme. Zaustaviti ovo stanje je neophodno, ali pre toga moramo shvatiti da to radimo. Perfekcionizam. Perfekcionizam u izradi stvari koje neće povratiti uloženo dovodi do gubitka vremena i energije koje smo mogli da utrošimo na stvari koje su bitnije i vrednije. Ono što možemo predstaviti simboličnom prezentacijom na papiru ne zahteva izradu nalickane prezentacije u PowerPoint-u. Podsetnik na papiru. Gomila papira po celom stolu koji služe da podsete na stvari koje treba da uradite, stvara problem pri pronalasku važnih dokumenata. Ovakvo podsećanje je postalo loše onda kada smo zbog nereda koje izaziva, zaboravli važne rokove, sastanake, itd. Ono što nam je neophodno su organajzer i koncentracija na posao koji obavljamo.

Nepotpuno planiranje. Sigurno ste već čuli za pravilo da ako ne uspete sa stvaranjem plana, planirate da ne uspete. Nepotpun plan je jedan od razloga zašto dolazi do neupeha. Planiranje je važan deo menadžmenta.

Memorija za sve. Mnogi ljudi pamte sve svoje obaveze, ponašajući se kao da imaju kompjuter u glavi sposoban da sortira sve podatke. Zbrka u glavi, gubitak energije i vremena utiču da na važne zadatke ipak zaboravite. Zbog toga je neophodno zabeležiti sve bitne podatke.

Neosnovano nadanje. Nikako ne smemo da verujemo da će sve biti u redu ukoliko postoje razlozi da tako ne bude. Ignorisanje ovakve situacije iskomplikovaće još više stvari. Postoji i šala o optimisti koji pada sa stotog sprata i padajući pored pedesetog kaže: za sada je sve ok!

Kradljivci vremena
Jana Nikolić, 2007-06-13

Možete imati dobru nameru da završite poslove u toku radnog dana ili vašeg slobodnog vremena, ali ima kradljivaca vremena koji će se urotiti da vam oduzmu produktivno vreme. Utvrđeno je 5 najčešćih kradljivaca vremena.

1. Slabo planiranje
"Ljudi planiraju da nešto ne propuste, ali mnogo ljudi propusti da planira". Bez plana aktivnosti za vaš dan, nastojite usmeravati pažnju na najhitnije stvari koje ne moraju biti najbolja upotreba vašeg vremena. Dan će često biti ispunjen tempom i zaposlenošću pre nego stvarnom poslovnom aktivnošću. "Nedovoljno planiranje stvara prilično siromašan učinak".

2. Odgađanje
Odvajati vreme za planiranje je sjajno, ali šta ako ne izvršavate vaš plan? Nameravate odgoditi ono što morate učiniti, pogotovo tamo gde ima malo ili nimalo posledica ili ima malo ili nimalo zadovoljstva da se to učini. Odgađanje nevažnih stvari ima pozitivnu vrednost u vašem danu. Za mnoge je problem u odgađanju važnih stvari.

3. Prekidanja
Možete napraviti veliki posao planirajući, niste od onih koji oklevaju, ali prekidanje će umanjiti vašu produktivnost. Prekidanje je neočekivan događaj. Dolazi iz dva izvora: od osoba i elektronski (telefon, email, biper, pejdžer i drugo). Prekidanja su i dobra i loša. Postoje A (suštinska) i B (važna) prekidanja koja prihvatate bezuslovno. Po definiciji ona za vas imaju vrednost i dobrodošla su vam. Ali ima i C (mala vrednost) i D (bez vrednosti) prekidanja koja vas odvlače da budete produktivni kada to želite biti.

4. Izostanak delegiranja
"Ako želim dobro urađen posao, moram ga uraditi sam". Jeste li to ikada rekli sebi? Problem je u tome da imate samo 24 sata u vašem danu, 7 dana u sedmici sa ukupno 168 sati. Oduzmite vreme za spavanje (možda 8 sati po noći, 7 noći sedmično ili 56 sati ukupno) i sada ste na 112 sati svake sedmice da učinite sve što trebate i želite učiniti. Delegiranje je uključivanje u vremenski tok drugih kada nemate vremena ili stručnosti da izvršite određeni zadatak. Delegiranjem možete "povećati" vaše vreme kroz druge ljude. Mnogo vremena biva upropašteno čineći ono što treba biti delegirano drugima.

5. Prisustvovanje sastancima
Sastanak je kada se sretnu dve ili više osoba radi razmene informacija. Šta može biti jednostavnije? Ipak sastanci su sigurno glavni kradljivac vremena za mnoge. Oni su posebno neupotrebljivi i neproduktivni kada nema dnevnog reda ili vremenskog okvira trajanja, a sastanak skreće sa jedne teme ka drugoj bez konkretnih rezultata.

Izvor: BestJobs

Ponekad vam se čini kako dan prekratko traje i ne stižete da obavite sve što ste planirali. Na radnom mestu takođe smatrate kako bi vam bilo potrebno još samo nekoliko sati dnevno da završite sve što ste započeli.

Većina zaposlenih zbog toga radi prekovremeno i očekuje kako će u tom vremenu uspeti uraditi puno više. Međutim, ukoliko ste iscrpljeni i umorni ne možete napredovati u radu, već će vam se nasuprot tome omaknuti i pogreške.

Savetujemo Vam kako da pravilno organizujete rad i tako uštedite na vremenu.

Ne gubite vreme na čitanje privatnih e-mailova
Upotrebom e-maila komunikacija sa saradnicima i poslovnim partnerima značajno se ubrzala. Isto je i sa komunikacijom s prijateljima i poznanicima. Tokom radnog vremena pročitamo i napišemo veliki broj e-mail poruka, ali upravo zbog onih privatnih često izgubimo dosta vremena s obzirom da nam mogu poremetiti koncentraciju. Zato se privatnim porukama pozabavite tek na kraju radnog dana.

Obaveštavajte se o novostima pre ili posle radnog vremena
Iako je Internet koristan u radu, takođe može biti jedan od glavnih faktora gubljenja vremena na poslu, a udaljen je samo jedni klikom miša. Možda ste upravo na radiju čuli zanimljivu informaciju i želite na Internetu da pročitate nešto opširnije o tom događaju. Pokušajte se suzdržati, a vežbom trenirajte svoju koncentraciju tako da je ništa ne može poremetiti. Zapamtite kako će vest o tom događaju biti na Internetu i nakon vašeg radnog vremena, a sledećeg je dana možda i objavljena u novinama.

Odredite prioritete i delegirajte
Iako svi zadaci na vašem stolu moraju biti obavljeni, verojatno ih možete rangirati prema važnosti i rešavati po redu. Istovremeno, znati delegirati osobina je svih uspešnih ljudi. Stoga pažljivo pregledajte vašu listu obaveza pa odlučite šta morate da obavite, a koji zadaci mogu pričekati, zatim šta bi od toga mogli da delegirate nekom od saradnika.

Posvetite se poslu u potpunosti
Iako su dobri odnosi sa saradnicima, važni za ukupno zadovoljstvo poslom, ponekad je potrebno malo se distancirati kako biste stigli obaviti sve nakupljane zadatke. U danima kad ste zatrpani poslovnim obavezama, objasnite kolegama kako ćete se malo povući, a zajedničke razgovore možete voditi tokom pauze ili posle posla.

Organizujte svoj radni prostor
Ukoliko je vaš sto pretrpan nepotrebnim papirima, a datoteke na kompjuteru nelogično poređane ili dokumenti nesortirani, dosta vremena ćete potrošiti tražeći neki dokument. Stoga je važno na kraju radnog dana pospremite svoje radno mesto ili da ujutro dođete ranije na posao i pripremite sve materijale za posao koji vas toga dana očekuje. Što se pak tiče kompjutera, dokumente i datoteke je uvijek potrebno sortirati prema logičnom redosledu kako biste uvek znali gde vam se šta nalazi.

Pravite beleške
Možda vam se može činiti staromodno, ali nekim je ljudima od kopjutera još uvek draža olovka i papir. Svejedno volite li nove tehnologije ili stare načine vođenja beleški, svakako je korisno imati ih. Naime, ukoliko se u određenom trenutku setite nečega što bi se trebalo uraditi, zbeležite, jer biste do kraja dana mogli da zaboravite. Osim toga, poželjno je na kraju radnog vremena, napraviti beleške za sledeći dan kako biste odmah ujutro znali šta vas čeka i bolje se organizovali.   

Izvor: BestJobs

Kako efikasnije upravljati vremenom?
Monster, 2007-11-05

Nemate dovoljno vremena za sebe, od silnih sastanaka ne stižete obaviti sve dnevne zadatke, a i rutinske stvari na poslu, poput čitanja e-mailova, vam oduzimaju sve više vremena. Je li vaš problem upravljanje vremenom?
Kako bi svoje vreme mogli efikasno iskoristiti, potrebno je o njemu voditi računa. Zbog toga je veština upravljanja sopsvtenim vremenom ili time-management jedna od najvažnijih poslovnih veština.

Ne nosite posao kući
Dok odgovarate na privatne e-mailove ili obavljate telefonske razgovore s ukućanima ili prijateljima za vrijeme radnog vremena vaš posao pati jer vam slabi koncentracija. Zbog toga je važno da posao i privatni život, što je više moguće, držite odvojenim. Naime, telefonski razgovori koji se pretvaraju u beskrajna dogovaranja i ne rezultiraju za posao korisnim i jasnim odlukama samo će odužiti vaš rad, kao i vaše dragoceno vreme. No, ako se na radnom mjestu fokusirate samo na radne zadatke, kad izađete iz ureda, bit ćete slobodni razmišljati i provoditi vreme s kim želite, bez dodatnog pritiska.

Ne bežite od obveza
Iako se ponekad teško koncentrisati na poslovne obveze pa često odlutate mislima ili se zapričate s kolegom iz kancelarije, na taj način ne pomažete sebi, već samo odugovlačite u poslu. Zato vam predlažemo da opsežnije i zahtjevnije projekte podelite na manje celine i odradite u dužem vremenskom periodu kako bi se bez odlaganja i smanjenja motivisanosti rešili najtežih zadataka i izbegli pojavu da kad vam postane naporno pređete na drugi laganiji ili ugodniji posao te na kraju ne završite nijedan.

Organizujte se
Jednostavno odredite koji su vam zadaci najvažniji, odnosno kojim ih je rasporedom nužno obaviti da biste sve obavili kvalitetno, ali i na vreme. Vođenje evidencije o tome kako se koristite svojim vremenom pomoći će vam da ustanovite kakve su vam navike.

Ostavite "vreme za sebe"
Održavajte vaš plan realnim i uravnoteženim kako bi omogućili kvalitetno korištenje vremena. Zapamtite kako je potrebno planirati i vreme namenjeno sebi. Naime, "vreme za sebe" je od velike važnosti. Ono će vam omogućiti "punjenje baterija" i povećati vašu efikasnost.

Izvor: BestJobs

Kod mene je pojam i koncept organizacije vremena konfuzan, ali uvek na čudan način - funkcioniše... 

Dešava mi se da, kada nemam nekih velikih obaveza, te samim tim i mnogo više slobodnog vremena, da zapadnem u neku letargiju i lenjost, i da to vreme provodim na nesvrsishodan način. Ali zato, kada imam obaveza preko glave (papirologija, čekanje u redovima, ispiti, overe, uspisi, učenje, predavanja) tada funkcionišem kao perpetuum mobile.  Imam vremena za sve, i za izlazak, i za kafenisanje, za net, za učenje, za druženja, za sve... Jes' to malo nelogično, ali frka je ta koja me tera da organizujem svoje vreme... 

Upravljanje vremenom - 10 jednostavnih saveta

Ne ostavljajte mejl za kasnije 
Ukoliko ste već posvetili određeno vreme čitanju mejla odma na njega i odgovorite ako imate sve potrebne informacije. Ukoliko ga ostavite za kasnije velika je verovatnoća da će se nakupiti mejlovi pa samim tim i smanjiti kvalitet vašeg odgovora. 
 
Fokusirajte se na jednu aktivnost
Svi volimo da radimo više stvari istovremeno, ali jako je mali broj ljudi koji uspevaju da zaista sve aktivnosti odrade na adekvatan način. Obično nešto mora da istrpi. 
 
Radite prvo najvažnije stvari
Ukoliko posvetite vreme kada ste najplodonosniji radeći najvažnije zadatke najveće su šanse da ćete ih uraditi na najbolji mogući način. 
 
Proveravajte mejl u redovnim intervalima 
Ljudima je potrebno da znaju kada mogu da dobiju odgovor od vas. Nije im bitno da ga dobiju istog trenutka, već da znaju do kada će ga dobiti. Ako je nešto zaista hitno, pozvaće vas zar ne? 
 
Organizujte svoj bookmark
Koliko puta ste samo tražili adresu koju znate da imate tu negde? Koristite sajtove koji vam u tome mogu pomoći poput del.icio.us  i pojednostavite sebi život. 
 
Znajte kada dajete najbolje rezlutate
Ukoliko dajete najbolje rezultate ujutru, tada uradite najvažnije zadatke, ukoliko vam je potrebna kafa da bi ste se potpuno razbudili i produktivniji ste oko podneva onda je to pravo vreme da uradite najvažniji posao.
 
Posmatrajte i optimizujte svoje aktivnosti
Većina stvari koju radimo svaodnevno možemo da optimizujemo. To može da bude ušteda od samo nekoliko sekundi po aktivnosti, ali to na kraju dana može da donese nekoliko minuta, što na godišnjem nivou dosta donosi vremena za druge aktivnosti. Možete napraviti prečice da biste brže dolazili do programa pomoću alatke Rocket dock ili neke slične, možete napraviti template-e za mejlove, videti kako da brže unosite podatke u program, sve što vam može na duži rok doneti uštedu vredi uloženog trenutnog vremena.
 
Olakšajte sebi započinjanje projekata
Kažu da nije teško završiti projekat, ali ga je teško početi. Koliko puta ste samo čuli: sutra počinjem da se zdravo hranim, sutra krećem u teretanu, sledećeg semestra upisujem kurs… Zašto ne danas? Zašto ne sada? 
 
Napravite dnevne liste stvari koje želite da uradite
Ukoliko imate jasnu sliku šta vas očekuje tokom dana i pritisak će biti mnogo manji. Objekat koji vidimo čini nam se mnogo bliži od onoga iza ćoška.
 
Usporite
 Imati dobar time management ne znači rešavati situacije čim se dogode. Određivanje njihove važnosti je takođe ključno u donošenju dobrih odluka. Ukoliko radite strateški plan ili budžet za narednu godinu, to je mnogo važnije nego odgovaranje na mejl koji je upravo stigao, a tiče se aktivnosti koja počinje za mesec dana. Usresredite svoju koncentraciju na jednu stvar i rezultati neće izostati.

Osnovu ovog teksta čini odličan članak Penelope Trunk “10 tips for time management in multitasking world“, dok su komentari delimično njena, delimično moja zapažanja.
Autor: http://prokka.net

A man who dares to waste one hour of life has not discovered the value of life.
Charles Darwin

Kako da efikasnije upravljate sopstvenim vremenom



Iako je vreme kao fizička kategorija beskonačno naše vreme je ograničeno. Postavlja se pitanje da li vreme sa kojim raspolažemo koristimo na najbolji mogući način. Često imamo običaj da kažemo „Dan prekratko traje“, „Gde li je tako brzo vreme proletelo?“ ili „Imam previše vremena da ne znam šta ću s njim“. Ako konstantno koristite ovakve fraze najverovatnije je da nemate kontrolu nad sopstvenim vremenom-da ga stalno jurite ili da ste njime preplavljeni. Sa druge strane, možda poznajete neke ljude koji svakog dana obavljaju različite produktivne aktivnosti i pitate se kako im to uspeva. Ono što je važno da shvatite je da je veština upravljena vremenom zapravo jednaka veštini upravljanja samim sobom. Ako želite da što bolje iskoristite svoje vreme nemojte oko toga jadikovati ili besneti već razmislite o tome kakve to veze ima sa vašim načinom ponašanja, postavljanjem ciljeva, donošenjem odluka i odnosu prema istim.

Indikatori loše organizacije sopstvenog vremena. Različite studije ukazuju da postoji nekoliko pokazatelja u ponašanju koja karakterišu lošu organizaciju vremena. To su:

- Konstantna žurba (na primer, između sastanaka ili zadataka),
- Česta kašnjenja ( na primer, na sastanke ili ne poštovanje rokova),
- Niska produktivnost, pad enerigije i motivacije,
- Frustracija,
- Nestrpljenje,
- Teškoća u postavljanju i postizanju ciljeva (npr. „Nisam siguran koja je moja uloga ili šta se očekuje od mene“),
- Prokrastinacija-odlaganje da se obave određeni zadaci ili aktivnosti,
- Perfekcionizam-bezkompromisno traganje za visokim standardima (npr. „Jedino prihvatam stopostotno dobro urađen zadatak, sve ostalo ne zavređuje moju pažnju.“). Perfekcionizam može dovesti do toga da se aktivnosti sporo obavljaju i da se ne preuzimaju novi zadaci za koje niste sigurni da ćete ih perfektno uraditi. To ujedno može biti i uzrok odlaganja tj. prokrastinacije,
- Preokupiranost detaljima (npr. ne možete da uradite glavni zadatak jer vam je pažnja preokupirana detaljima).

Osvestite svoje vrednosti i ciljeve.Suština upravljanja sopstevenim vremenom je u shvatanju sopstvenih vrednosti i ciljeva u životu i težnja da se optimum vašeg vremena podredi dostizanju istih. Potrebno je da rezimirate kako koristite sopstveno vreme i da izbacite one aktivnosti koje nisu u skladu sa vašim vrednostima i ciljevima. Ovaj proces podrazumeva usvajanje novih stavova i načina ponašanja kao i pronalaženje prepreka koje taj proces usporavaju (kao što je perfekcionizam ili nedovoljna asertivnost-nesposobnost izražavanje sopstvenog mišljenja i osećanja u vezi sa nečim). Na ovaj način učinićete organizaciju vremena dnevnom i životnom realnošću a ne nečim što je apstraktno i što prolazi mimo vas.

Osvešćivanje sopstvenih vrednosti će vam pomoći da definišete šta je ono što je važno u vašem životu. Neke od uobičajenih vrednosti mogu uključivati: finansijsku sigurnost, uspešnu karijeru, uspešnu emotivnu vezu, dobra prijateljstva i kontakte, održavanje sopstvene vitalnosti, pošten odnos prema ljudima, borba za pravdu, zasnivanje porodice, putovanja, vredan rad. Ukoliko imate teškoća da pronađete šta je ono što je za vas vredno možete to postići jednom mentalnom tehnikom tako što ćete zamisiti da ste veoma stari i da će vam se uskoro okončati život.  Kada ste to zamislili zapitajte sebe šta je ono za čime ćete zaista žaliti a što niste uradili u svom životu. Kada shvatite šta je ono što je za vas vredno onda to treba pretočiti u cilj (npr. ako je visoko vrednujete putovanja onda treba napraviti cilj kako da to postignete). O postavljanju i ostvarenju ciljeva smo dosta pisali u našim ranijim tekstovima. Ono što je važno je da je cilj koji postavljate specifičan,lako merljiv, ostvarljiv s obzirom na vaše resurse,dovoljno realističan,vremenski prihvatljiv (uklopljiv u šemu ostalih aktivnosti).

Beležite i nadgledajte svoje svakodnevne aktivnosti. Kada ste shvatili svoje vrednosti i pretvorili ih u konkretne ciljeve onda ih treba i realizovati. Najbolji način da se uverite da idete ka ostvarenju tih ciljeva je vođenje beležnika u kome je svaki dan izdeljen na određen broj sati koje predstavlju vaše produktivno vreme. Ovakve beležnike imate već gotove u knjižarama pa će vam to uštedeti vreme a većina ih koristi dok su na poslu kako bi beležila važne sastanke ili rokove. Dakle, ovde beležite aktivnosti i van posla a koje idu u prilog ostvarenju vaših ciljeva. Nastojte da ono što ste napisali zaista i ostvarite tokom dana, pri tom pokušavajući da se otarasite osujećujećeg perfekcionizma ili odlaganja. Veoma je važno da aktivnosti koje ste zabeležili uradite bez obzira na to kako se osećate trenutno (npr.neraspoloženo, umorno,mrzovoljno i sl.) jer to može dovesti do odlaganja. Kao što znate odlaganje neće dovesti do ostvarivanja dugoročnog željenog cilja.

Sanja Marjanović

dipl.psiholog

Izvor