10 koraka do efektivne naplate
Izvor BC Bilten, 16. 04. 2007.

Efektivna politika za naplatu traži postavljanje formalnog sistema kojim se zakasnele fakture naplaćuju. Ako ih ostavite da se provlače, mogu da naruše gotovinski tok i da umanje šanse vašoj firmi za uspeh. Da bi se naplata odvijala glatko i bez velikih trzavica, BC Bilten vam predstavlja neke od koraka za kreiranje sopstvenog sistema naplate dugova koji se koriste u Evropi i svetu.

1. Telefonski poziv za proveru kvaliteta proizvoda. Prijateljski poziv će vam omogućiti da se raspitate o kvalitetu vašeg proizvoda ili usluge. Završite razgovor time što ćete napomenuti da ćete poslati račun i spomenite rok za plaćanje. Najbolje 3 dana po isporuci vašeg proizvoda ili usluge, ali pre krajnjeg roka za plaćanje.

2. Prvi podsetnik za kašnjenje. Ovo je prijateljski podsetnik da je rok za plaćanje prošao. Jedan od uobičajenih metoda je i ponovno slanje kopije računa na kojoj piše istekao rok. Najbolje 10 dana po roku za plaćanje.

3. Drugi podsetnik za kašnjenje. Još jedno blago podsećanje klijenta da treba da obrati pažnju na svoj račun. Ovo može da bude kratko pismo sa priloženom kopijom fakture. Ton treba da bude prijateljski. Najbolje 20 ili više dana po roku za plaćanje fakture.

4. Prvi telefonski poziv za prikupljanje sredstava. Po slanju podsetnika za kašnjenje javite se telefonom da biste otkrili da li postoji razlog za neplaćanje. Budite ljubazni, ali isto tako obezbedite sebi i potrvrdu da će platiti. Budite spremni da se suočite sa izgovorima. Najbolje 27 ili više dana po roku za plaćanje fakture.

5. Prvo pismo za prikupljanje sredstava. Ton ovog pisma treba da bude u saglasnosti sa prvim telefonskim pozivom – ljubazan, ali direktan. Potvrdite napismeno ono što bi bilo rečeno putem telefonskog razgovora i podsetite dužnika na njegovo obećanje da će platiti račun. Najbolje 27 i više dana po roku za plaćanje fakture.

6. Drugi poziv za prikupljanje sredstava. Budite ljubazni, ali čvrsti i potražite hitno i celokupno plaćanje računa. Budite spremni da razgovarate o problemima u vezi sa plaćanjem. Ako dužnik ne može da plati odmah, navedite ga da odredi datum kada će tačno moći da plati račun. Najbolje 38 i više dana po roku za plaćanje fakture.

7. Drugo pismo za prikupljanje sredstava. U ovom pismu treba da insistirate na hitnom plaćanju i da navedete posledice u slučaju neplaćanja. Pošaljite ovo pismo i svu korespondenciju koja sledi – brzom poštom, da biste dobili potvrdu da je poslato. Najbolje 50 i više dana po roku za plaćanje fakture.

8. Treći telefonski poziv za prikupljanje sredstava. I pored toga što ćete biti ljubazni i smireni, naglasite ozbiljnost situacije. Iskoristite telefonski poziv da objasnite da je to poslednja mogućnost za klijenta da plati pre nego što predate slučaj agenciji za naplatu dugova i možda preuzmete i zakonske mere. Ne zaboravite da napomenete i dobijene slučajeve. Kao i posle prvog telefonskog poziva, navedite dužnika da oceni kada će tačno platiti račun. Najbolje 65 i više dana po roku za plaćanje fakture.

9. Poslednje pismo za prikupljanje sredstava. Ton treba da bude odlučan i ozbiljan. U ovom pismu navedite šta je bilo dogovoreno u poslednjem pozivu i insistirajte na naplati. Najavite da ćete, ako ne izvrši plaćanje do dogovorenog datuma, predati slučaj agenciji za naplatu dugova. Najbolje 72 i više dana po roku za plaćanje fakture.

10. Predajte slučaj agenciji za naplatu dugova! Pismo agencije za naplatu dugova je često veliki motiv da se plati račun. Možda je dobra ideja i da pozovete svog advokata i da ga zamolite da se javi dužniku. Najbolje 90 i više dana po roku za plaćanje fakture.