Kako se braniti od nepoželjnih posetilaca u kancelariji –„Zdravo, imaš samo minut vremena ?“

Izvor BC Bilten, 27. 05. 2005.

Vrlo lako se može desiti da Vam samo jedna „neplanirana poseta“ poremeti čitav plan dnevnih aktivnosti. Desetine sastanaka, usijani telefoni, nervozni šefovi, mogu biti upotpunjeni „neplaniranim posetiocem“ i čuvenim pitanjem „Zdravo, imaš minut?“ Iako većina Vas u tom trenutku pomisli „Samo si mi još ti potreban“ zbog učtivosti ili prijateljstva odgovorićete mu potvrdno. Obično se taj „minut“, produži na desetak minuta ili duže, a vreme koje vam je potrebno da se skoncentrišete na svoj posao traje još duže. Pokušajte da primenjujete sledeća pravila.

Udovoljiti zahtevu neplaniranog posetioca

Na ovaj potez opredelite se isključivo u situacijama koje su veoma alarmantne i urgentne i ako se stvarno radi o samo jednom minutu.

Odložite sastanak

Odlaganje sastanka može biti najbolje rešenje, ali pazite da tim potezom ne uvredite posetioca. Postoji veliki broj ljudi koji misle da su uvek prvi na listi svačijih prioriteta.

Sa prijateljima iskreno

Prijateljima slobodno možete reći u kakvom ste problemu, otvoreno im recite da nemate vremena. Ako su dobronamerni – razumeće!

Ne sedajte za sto

Na samom početku razgovora ograničite njegovo trajanje. Razgovor vodite stojeći. Ako posetioca pozovete da sedne, računajte da razgovor može potrajati.

Smestite se u mirniji deo kancelarije

Ako se vaša kancelarija ili radni sto nalaze na „prometnom“ mestu, možete očekivati brojne „posetioce“. Ako možete, izaberite neku kancelariju koja nije na „putu“; držite zatvorena vrata, svoj radni sto okrenite tako da ne gledate u one koji prolaze.

Na poslu samo o poslu

Ako vaš sagovornik, čiji je motiv za dolazak posao, želi da pokrene neke druge, neobavezne teme – vi treba da preduzmete inicijativu i da mu stavite do znanja da posao ima prioritet.

Krenite u susret

Ako vidite da vašem stolu prilazi kolega koji je poznat po takvim neobaveznim razgovorima, ustanite, krenite mu u susret, napravite korak prema vratima i predložite da „proćaskate“ kasnije za vreme pauze

Naučite sebe da odje.... nepoželjne jer nemate potrebe da ugadjate svima, ni vama ne ugadjaju uvek i ne ispunjavaju vaše potrebe svim čak i kad vam je najpotrebnije da neko primeti da ste živi!

Jedan primer iz struke, koji se mislim, odlicno uklapa i malo konkretizuje...

Izmena jednog slova na sajtu košta sat vremena posla

Probaj da odeš kod auto-limara da ti sredi ulubljeno krilo na kolima. Ima da ti uradi za dva sata i da ti naplati npr. 2000 dinara. E onda probaj da se vratiš sutra i da kažeš „Majstore, kad si mi ispravljao krilo iskrivio si mi far pa sad baca prenisko”. Majstor ima da gunđa i da ti “pominje familju” u sebi ali će ipak možda da ti odradi taj far.

E onda probaj da dođeš treći dan i da kažeš, „Majstore, kad si mi nameštao onaj far juče izgleda da si spojio struju na masu pa je riknuo osigurač, jel možeš to da mi zameniš?” Pa Majstor ima da uzme onaj čekić i da te gađa, da budeš srećan živ ako ostaneš. I nema tog auto majstora u gradu koji će da trpi bilo čija prenemaganja. I to se zna. Zato ljudi koji popravljaju kola nikad ne zakeraju previše.

A šta je sa web dizajnerima? Generalno, dozvoljavaju da ih svako gazi kako stigne, i zna se da web dizajnere generalno možeš da cimaš doživotno za svako pogrešno slovo na sajtu da ti ispravljaju. Pa ko je kriv? Oni sami! Džaba velike pare ako te neko analno obrađuje 24 sata dnevno.
Dao Bog medij koji može zauvek da se menja i nazvao ga Web. A klijent onda zajaše kao lud. Da, jeste jedan minut da se zameni jedno slovo – ALI – dok se neko dogovori s klijentom, dok objasni svom operateru šta treba da uradi (ili samom sebi da objasni, isto), dok otvori fajl, dok izmeni, dok postavi na server, zatim testira da li se izmena dobro vidi, pa se ispostavi da se ne vidi dobro u jednom browseru, pa onda ponovo, pa dva tri puta dok ne proradi, i na kraju oporavak od stresa jedno pola sata dok se mozak privikne da nastavi da radi na mnogo ozbiljnijem projektu koji je prekinut zbog te sitnice, još pola sata minimum.
Dakle, za izmenu jednog slova potrebno je realno oko sat vremena da bi covek mogao da nastavi da radi na ozbiljnijem projektu dalje. Zatim se pojavi još jedan mail za sitnu izmenu. 4 takva maila dnevno, svaki da se izmeni po jedno slovo na sajtu, ode 4 sata za 4 slova. Gde si bio, šta si radio… menjao slova.

A zašto? Jer web dizajneri nemaju hrabrosti da kažu klijentu „Da, znam da je naša greška, ali to onda ulazi u finansijsku stavku „ispravke i dopune”? Zašto auto-mehaničari mogu a dizajneri i programeri ne mogu? Pokažite hrabrost bre! Čega se bojite? Da će jak klijent da vas napusti i više neće da radi sa vama? Pa šta?

Isto je kao i sa devojkama, znate one primerke muškog roda koji nađu devojku i onda ona krene da ih drka da je voze i razvoze u šopinge i na rođendane svojih drugarica, da kenjaju za svaku sitnicu, kad ne otvore vrata da ona uđe, kad mljackaju dok jedu i slično. I šta rade neki od tih likova? Trpe i trpe jer se boje da će da ih ostavi ako pruže otpor, ijao a to je strašno! A normalan čovek će reći, e, super si ti i mnogo mi se sviđaš, ali brate idi pa tako drndaj nekog drugog, mene nećeš. I najčešće tek tada ta devojka počne da ga ceni. Sa druge strano, ako takav lik ne pruži otpor, onda će ga sigurno pedalirati pre ili kasnije da bi bila sa nekim drugim bajom koji od starta to neće da joj toleriše.
Prema tome – isto i sa klijentima. Ako neko misli da u poslu vlada logika a ne emocije, ja se debelo ne slažem. Emocije su životinjski način komuniciranja, prvo ide to pa onda logika i svesne rečenice. Logička komunikacija je stara 10000 godina a emocionalna 10000000000 godina.

Znači – stavka „sitne izmene” onda se radi u narednih mesec dana i košta toliko i toliko fiksno ili na sat. I tu se računa realan sat, znači sve dok mozak ne zaboravi na tvoje jedno slovo računam da se radi na izmeni. Ili, mesečno održavanje, ista priča. Da se ubaci tu i tamo po jedna nova informacija. Može, ali da se realno naplati.

Autor: Istok Pavlović
Izvor: Biznisblog