Istraživanje sprovedeno među 1000 menadžera u SAD pokazalo je da se tokom 36% sastanaka ne postigne cilj zbog kojih su održani, a 1/3 vremena provedenih na sastancima je, po mišljenju ispitanika, nepotrebno izgubljeno vreme. Umesto da su izvor novih informacija i da doprinose donošenju kvalitetnih ideja ili odluka, veliki broj poslovnih sastanaka ima za posledicu konfuziju, širenje neodlučnosti i neodgovornosti, istovremeno prouzrokujući stres i frustraciju kod učesnika. Uprkos ovim opravdanim kritikama, malo ko spori činjenicu da su sastanci osnovno i suštinsko sredstvo menadžmenta. Da se vaši sastanci ne bi pretvorili u “gubljenje vremena” vaših menadžera BC bilten vam otkriva 10 predloga kako da budete efektniji na sastancima.

1. Procenite neophodnost održavanja sastanaka. Testirajte važnost sastanaka tako što ćete se zapitati: ”Šta će se desiti ako se ovaj sastanak ne održi”? Ako je vaš odgovor „Ništa” onda otkažite sastanak.

2. Unapred odredite ciljeve. Ispišite vaše ciljeve pre početka sastanka. Trebalo bi da budu jasni, sažeti i određeni tako da bi i neko drugi mogao da ih koristi ukoliko bi vođenje sastanka bila njegova aktivnost. Takođe se potrudite da postavite ostvarljive ciljeve. Konkretni ciljevi pomažu svima da naprave progres ka relevantnim rezultatima.

3. Ambijent sastanka. Pitanje broja prisutnih učesnika sastanka je takođe značajno kako bi efekti bili optimalni. Opšte je mišljenje da sastanci sa više od 15 prisutnih zahtevaju znatno veću formalnost, poštovanje određene procedure - pravila dizanja ruku i slično, što takve sastanke čini složenijim i manje spontanim. Prijatan ambijent sa udobnim foteljama ili stolicama, dobro osvetljenje i ventilacija opuštaju ljude i doprinose boljim rezultatima. Učesnici se osećaju prijatnije ukoliko sede za okruglim stolom, i mogu da vide jedni druge, nego u salama gde sede jedan iza drugog, bez stalnog vizuelnog kontakta sa ostalim učesnicima.

4. Pripremite agendu. Svi znaju da podsetnik vodi ka konkretnim rezultatima. Glavni nedostatak većine agendi je njihova bezrazložna kratkoća i nejasnost. Menadžeri ne bi trebalo da se plaše agende koja sadrži puno informacija o tačkama kojima će se baviti, jer je to pokazatelj dobre analize i pripreme, koja je od velike pomoći učesnicima.

5. Informišite druge. Posaljite agendu najkasnije dan pre sastanka. To pomaže drugima da sarađuju sa vama na sastanku.Nepripremljeni saradnici vam samo troše vreme pripremajući se za vreme sastanka.

6. Početak sastanka. Sastanak treba da započne u najavljeno vreme, čak i kada svi predviđeni učesnici još uvek nisu pristigli. Podsetite prisutne na svrhu sastanka i šta se očekuje kao rezultat. Objavite dnevni red sastanka, čiji primerak su svi učesnici trebali da dobiju bar dva dana pre sastanka. To je momenat kada svi učesnici mogu da daju predloge za proširenje ili izmenu dnevnog reda. Odredite ko će voditi sastanak (to ne mora biti osoba sa najvišom funkcijom). zapisničara

7. Vođenje sastanka. Menadžer je taj koji održava ravnotežu između sagovornika u diskusiji tako što omogućava da svako ko želi da iznese svoje mišljenje za to i dobije priliku. Budite selektivni. Pozovite samo one koji mogu da doprinesu dostizanju cilja na tom sastanku.

8. Fokusirajte se na problem. Izbegavajte priče, šale i nevezane teme. Iako zabavne one samo troše vaše vreme, remete ono što je glavno i pogrešno navode druge.

9. Pametno proračunajte vreme. Prazan hod na sastancima košta više nego puko vreme učesnika sastanka: cena sastanka može se izračunati tako što će se u nju uključiti vrednost sata zarade svakog od učesnika i uporediti sa efektima, odnosno onim čime će sastanak rezultirati.

10. Završetak sastanka. Menadzer sumira i diskutuje rezultate sastanka, proverava da li se prisutni slažu sa zaključcima sastanka. Važno je sačiniti dogovor o nedovršenim poslovima. Ako konačne odluke nisu donete na kraju sastanka, najmanje što mora da se postigne jeste plan akcije, tj.narednih koraka u realizaciji.

11. Informišite druge. Pošaljite agendu učesnicima sastanka najkasnije dan pre sastanka. To pomaže drugima da sarađuju na sastanku. Nepripremljeni saradnici vam samo troše vreme pripremajući se tokom sastanka.

12. Početak sastanka. Sastanak bi treblo da započne u najavljeno vreme, čak i kada svi predviđeni učesnici još uvek nisu pristigli. Podsetite prisutne na svrhu sastanka i šta se očekuje kao rezultat. Objavite dnevni red sastanka, čiji primerak su svi učesnici trebalo da dobiju pre sastanka. To je momenat kada svi učesnici mogu da daju predloge za proširenje ili izmenu dnevnog reda. Odredite ko će voditi sastanak, to ne mora biti osoba sa najvišom funkcijom, kao i osobu koja će obavljati važan posao zapisničara.

13. Vođenje sastanka. Medijator održava ravnotežu između sagovornika u diskusiji tako što omogućava da svako ko želi da iznese svoje mišljenje za to i dobije priliku. Budite selektivni. Pozovite samo one koji mogu da doprinesu dostizanju cilja na tom sastanku.

14. Fokusirajte se na problem. Izbegavajte priče, šale i opšte teme. Iako su zabavne, one samo troše vaše vreme, remete i vas i ostale učesnike i udaljavaju vas od teme sastanka.

15. Pametno proračunajte vreme. Prazan hod na sastancima košta više nego prosto sabrano vreme učesnika sastanka: cena sastanka može se izračunati tako što će se u nju uključiti vrednost sata zarade svakog od učesnika i uporediti sa efektima, odnosno onim čime će sastanak rezultirati.

16. Završetak sastanka. Medijator sumira i diskutuje o rezultatima sastanka, proverava da li se prisutni slažu sa donetim zaključcima. Važno je sačiniti dogovor o nedovršenim poslovima. Ako konačne odluke nisu donete do kraja sastanka, najmanje što mora da se postigne jeste plan akcije, odnosno lista narednih koraka u realizaciji postavljenih ciljeva.

I par saveta za one koji ne organizuju već prisustvuju sastancima:
· Upoznajte se sa temama o kojima će se raspravljati i prikupite potrebne informacije.
· Dođite na vreme
· Slušajte ŠTA ljudi govore, jer je slušanje aktivan sport!
· Razmislite pre nego što se uključite u diskusiju
· Govorite kratko i jasno, držite se teme i koristite koncept

Izvor: E-kapija